Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penulisan rumus dan fungsi pada Microsoft Excel. Beberapa hal dasar tersebut akan sangat menentukan dan berguna untuk mendapatkan hasil yang benar, hal ini dikarenakan penulisan rumus dan fungsi memerlukan ketelitian yang cukup besar. Sebagai contoh adalah setiap awal penulisan rumus dalam Microsoft Excel harus dimulai dengan tanda sama dengan (=), contoh lain adalah penulisan tanda kutip atau petik ganda (") yang digunakan untuk mengapit data bertipe text. Apabila tanda ini kurang satu saja maka kemungkinan hasil perhitungan rumusnya tidak akan tampil (error).
Berikut ini adalah dua cara metode penulisan rumus dan fungsi dalam lembar kerja Microsoft Excel :
- Penulisan Rumus dan Fungsi Secara Manual
Yang dimaksud penulisan rumus dan fungsi secara manual adalah penulisan semua rumus secara manual satu per satu. Sebagai contoh, ketika kita akan menuliskan rumus yang menggunakan fungsi IF maka kita akan langsung mengetikkan =IF (pada sel tempat rumus)
Contoh : Ketik data di sel A2,A3,A4 dan A5 masing-masing A,B,B,A
Kasus : Jika sel A2 berisi A maka Ahmad dan jika sel A2 berisi B maka Bambang
Dari soal di atas misalnya hasil perhitungan diletakkan di sel B2 maka di sel B2 langsung kita ketikkan rumus =IF(A2="A","Ahmad","Bambang") kemudian kita tekan enter sehingga di sel B2 akan tampil hasil Ahmad yang merupakan hasil rumus yang telah kita masukkan tersebut.
Adapaun kelebihan penulisan rumus dengan cara manual:
Pekerjaan ini memerlukan waktu yang cukup singkat karena kita tidak perlu mengaktifkan kotak dialog tertentu.
Adapun kekurangannya:
Kita harus benar-benar hafal dengan jenis dan susunan fungsi yang akan kita gunakan dalam rumus tersebut. Sebagai contoh, bila kita akan menggunakan fungsi IF dalam rumus maka kita harus hafal susunannya.
Dalam Microsoft Excel 2007 , ketika kita mengetikkan huruf tertentu maka secara otomatis akan di tampilkan sederetan fungsi yang memiliki awalan huruf yang sedang kita ketikkan, seperti halnya pada gambar dibawah ini:
Kita dapat memilih fungsi yang akan kita gunakan pada daftar fungsi yang tampil atau melanjutkan pengetikkan fungsi yang diinginkan.